安排场内其他人员的座次
1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议的位置应置于远离入口处、正对门的位置。
2）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种：
①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。
②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。
③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。
主题定位阶段
会展主题的定位，需要对行业进行分析，掌握相关会展的举办情况以及参展商的潜在需求，界定主题选择的范围，分析可支源的现状、相关经验和远景战略目标需要等准备工作。因此，会展策划既要从战略角度上进行现状的分析和深谋远虑地寻求的主题定位，又不要淹没在众多的信息之中，要善于发现焦点、亮点，以促使资源投人效益的化。
目标确立阶段
在准确地对会展主题进行定位之后，就要对信息进行定性和定址的加工，确立会展主题要实现的目标，这个目标既是制作策划方案的前提，又是论证并评价策划方案的衡量标准，还是策划方案实施控制和实施效果评估的依据。
（一）现场安排。对于摊位相对较小而参展人员较多的企业来说，在展会现场和观众洽谈的空间会显得比较狭窄、拥挤，很难实现交易的顺利进行，有必要在展馆周围的宾馆、酒店租用会议室，或者在下榻的宾馆的房间与客户接洽，这不仅可以创造较为宽松的环境，而且可以利用夜晚等闭馆时间更广泛、更深入地接触经销商。
（二）统一应对。洽谈的原则是所有的人都应统一口径，不能出现招商政策不一致的错误，否则会招致客商的不满。这就需要事前的沟通，会议会展策划，就引起误解的招商政策进行深入的交流，某一具体问题该使用什么样的说辞，面对不同经销商该如何处理，这都需要给出细致明确的方案。
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