1、市场的需要随着社会的发展，市场竞争变得越来越激烈，很多企业都在想法设法的增加自己市场份额。目前，已经有越来越多的企业都热衷于在展会中向潜在客户展示自己的产品，已达成终的促销作用。在展览会中，消费者可以看到很多自己意向的产品，并能够及时的了解他们的性能，并作出对比。
2、营销的需要可以这样说，展览会是市场营销中非常重要的一个部分，它也是不可或缺的一部分。国外大型企业非常善于选择展览会时机来树立企业形象，寻求代理合作，建立品牌度，在同行业间建立横向联系。
3、宣传的需要展览会的宣传效果也是非常好的，它与传统的宣传有所不同，它的收益价格比高于传统媒体，企业在展览会上可直接面对消费者和竞争对手，通过即时性的宣传与交流，立即获得市场信息和动态，可以在时间内统计出相关的市场资料。为企业制定以后的宣传目标及方案提供了重要的依据，这些方面都是传统媒体没有办法达到的。
（一）现场安排。对于摊位相对较小而参展人员较多的企业来说，在展会现场和观众洽谈的空间会显得比较狭窄、拥挤，很难实现交易的顺利进行，有必要在展馆周围的宾馆、酒店租用会议室，或者在下榻的宾馆的房间与客户接洽，这不仅可以创造较为宽松的环境，而且可以利用夜晚等闭馆时间更广泛、更深入地接触经销商。
（二）统一应对。洽谈的原则是所有的人都应统一口径，不能出现招商政策不一致的错误，否则会招致客商的不满。这就需要事前的沟通，就引起误解的招商政策进行深入的交流，某一具体问题该使用什么样的说辞，面对不同经销商该如何处理，这都需要给出细致明确的方案。
会展策划程序囊括了会展活动发生之前的谋划、构思、设计等创造性活动的全部过程，成为项目实际运作的指导，是会展项日管理决策理智化、效能化、科学化的前提依据和程序保证。因而策划程序必然受决策程序和创造程序的双重制约，答谢会策划，接受其双重指导。一方面，策划运作是为管理决策谋划、构思、设计可供选择决断的策划方案，其策划运作必然沿着科学决策程序的方向运行；另一方面，策划运作作为一种创造性活动，在策划的创新思维过程中，又必然依据创造活动过程的程序规律进行运作。所以，决策程序和创造程序的规律性皆是策划程序的科学来源。策划运作应以决策程序和创造程序为指导，遵循策划活动自身策划运作的内在规律，形成科学的策划程序。
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